Comment archiver un document signé électroniquement ?

L’archivage électronique systématique des documents de signature électronique assuré par plusieurs fournisseurs de signature électronique apporte-t-il au client la sécurité technique et juridique qu’il attend ou crée-t-il simplement une fausse impression de sécurité ? En termes d’obligations légales et de modalités concrètes de mise en œuvre de la dématérialisation, il est très important d’analyser les mises en œuvre. Découvrez dans cet article comment archiver un document signé électroniquement ?

Les conditions de validité de l’écrit électronique

Les signatures électroniques sont largement utilisées dans différents domaines d’activité : ressources humaines, services administratifs à distance, banque, assurance, immobilier, construction, automobile et gestion locative, etc. Il est généralement utilisé pour générer des documents contractuels, eux-mêmes électroniques, c’est donc un outil important de dématérialisation. De plus, l’écriture électronique a également le même pouvoir de preuve que l’écriture sur papier. En outre, les conditions d’admissibilité des preuves écrites électroniques sont également claires. Il est nécessaire de déterminer de manière appropriée la source du document et d’assurer l’intégrité du document tout au long de son cycle de vie.

Les offres packagées incluant l’archivage

Les entreprises qui font appel à la dématérialisation sont confrontées à un double besoin : maintenir la variabilité à long terme des contrats électroniques, mais généralement dix ans après la fin du contrat, et dans des conditions de sécurité technique garantissant leur intégrité et leur origine. Il est, dans ce cas, naturel que plusieurs prestataires de signature électronique fournissent par défaut ou à titre facultatif les archives électroniques des fichiers de signature et des preuves constituées lors de l’acte de signature.

Le document qui est signé électroniquement doit-il vraiment être archivé ?

Un article définit la signature électronique comme l’utilisation d’un procédé d’identification fiable pour assurer sa connexion avec le comportement attaché. De plus, cette définition conduit à de nombreuses propriétés inhérentes aux documents de signature électronique. La signature électronique crée d’abord des conditions d’identification de la source du document, car le plus important est qu’il s’agit d’un processus d’identification fiable. Le lien garantit entre un acte signé et une signature qui entraîne la garantie d’intégrité du document signé en utilisant la cryptographie. Les modifications ultérieures du document invalideront la technique de signature. Dès lors, la signature électronique qui est vérifiée prouve que le document est, en général, enregistré et établi dans les conditions de la validité écrite électronique définies. Le dépôt est une obligation légale de l’entreprise. Elle peut traiter d’éventuels litiges en fournissant des pièces justificatives ou prouver que les opérations de l’entreprise sont raisonnables en cas de contrôle fiscal.